男性様｜気団・生活2chまとめブログ

社内で自分が不在で電話が取れない時や休みの日に担当している方から連絡があった場合は 
このように対応して欲しいとメモ紙を残しているが、もっと詳細を書いてくれないと分からないと言われる 
自分としてはこれ以上書きようがなくて言われる度に困っているんだが、下記の文だけだと分からないだろうか 
ちなみに一応その場にいる人には口頭でも説明してお願いしている 

前提1. 
顧客情報及び契約内容などは全てその方の書類に記載されているので、詳しい内容は書類を見れば誰でも分かるようになっている 
(書類は一括管理。誰でもすぐに見れる場所に置いてあり、全員その付近で仕事をしている。業務内容は全員ほぼ一緒 
俺の担当している仕事はド新人以外誰でも出来る) 

前提2. 
社内の連絡ボードはたいへん小さく、五、六枚メモを貼ったらそれで一杯になる＆大きい紙は邪魔になるのでなるべく大きく書きすぎないようにする(という暗黙の了解あり) 

例1.契約内容の変更や不明瞭な点の確認をした時に相手が不在だった場合 
〇〇の件で山田様(仮名)にお電話してます 
もし折り返し電話が来ましたら#%&*+(変更理由)で〇〇をする事が難しいので、 
差し支えなければ××に変更出来ないか聞いてみてください 
それか、××が難しくても△又は□なら良いということであればそのように対応をお願い致します 
(どれも無理なら今のままで大丈夫です) 
電話した日付/担当者 

(又は〇〇の件で(略) ××の確認が取れていないためTelしています 
もし電話がきたらどうなっているのか確認をお願いします) 
(追記がある場合:〇〇の件が済んだからE課の宮本さん(仮名)まで連絡をお願いします 
お手数お掛けしますがよろしくお願いします) 

連投します

続き
例2.クレーム
受けた日付/時間/担当者
田中様(仮名)より〇〇の件でクレームがありました
商品の〇〇が××だった為、返金及び上の者からの謝罪が欲しいとの事です

ご連絡先:-*&%=%@ 田中様宛

までご連絡お願いします

(又は、
〇関係でご契約頂いている山下様(仮名)よりクレーム
- - クレーム内容 - -と言った具合で大変お怒りでした
その場に担当及び責任者が不在でしたので折り返し謝罪の電話を入れさせてほしいと先方のご都合を伺ったところ、忙しくて都合がつかないので手の空いた時に自分からまた掛けると言われました
〇日までにはお電話がきます
一応ご連絡先も伺っておりますので対応よろしくお願いします

ご連絡先:*&%@-&#  山下 義雄様)

連投します

その3
社内関係用の連絡ボードへのメモの場合

社内のBOX(書類入れる箱とか)の話
今度から〇〇は無地の箱に入れることになりました
××は柄の入った箱に入ってます
△は変わらず同じ箱です

他の方の解釈↓
白紙の紙＝〇〇
裏紙を使ったもの＝××
って思っちゃうから書き方に気を付けてほしいと言われた

俺としてはどうして無地の箱、柄の箱と書いてあるのに〇〇は無地の用紙、××は裏紙の事と解釈されるのか分からない
今までの経過と状況からして〇関係の書類はコッチ、×の書類はこの箱という意味なのが分からないのだろうか

また、最初の投稿で記載したお客様への対応のメモの件で俺はどう頭を捻ってもこれ以上書けることがない
何度か、書かれてる意味が分からないから書き直してくれと書き直しさせられたことがあったがどう足掻いてもこれ以上書けない
手の届く範囲に顧客情報が書かれた書類があるのにこれ以上何を書けというのか
見れば1発だ。仮に折り返し電話が来なかったとしても連絡板に貼られているものが何なのか1度書類と照らし合わせて確認しておこうとは思わないのだろうか

クレームについてもその時のやり取りを事細やかに引き継ぎしておいてほしいと言われるのだが、その件についてもこれ以上書けない
その時電話対応したやり取りともう一度電話した時に会話の齟齬が出るといけないから、という理由は分かる
けれど本来のクレームとはなんら関係の無い会社や社内の人間(担当者を指名ではなくこの会社に勤めている全ての人間を指して)誹謗中傷してきた時にその事まで必要だろうか
全てを書き起すとなるとかなり長文になるがそれは構わないのだろうか

みんなは伝達事項がある時どう連絡してる？
このメモの書き方だとみんなも理解できない？
口頭でも説明した上で頼んでるのにみんな話聞いてくれない
何が悪いのかな？

長文で色々書き連ねてごめん

>>726
箇条書きにしたらどうだろ？仕分け箱の話なら、
領収書→青い箱
申込書→花柄の箱
その他→ストライプの箱
とか。
この場合は、こう。みたいに樹形図で書いておくとか。
全体的に、文章にして伝えようとして余計にわからなくなってる感じがする。
クレームの言った言わないにならないように、とかそういうことについては極論として録音しかないよね。よくコールセンターなんかもそうしてるけど。

>>730
そうなんだよ
クレームに関してはもうどうしようもないから録音機を付ける(これは多分無理)か長文になるのを覚悟して書き連ねるしかないなって諦めてる

何度か事前に書き直した上で投稿したメモみたいな書き方になるんだよね
立場的にそんなに偉くないから箇条書きだとみんなに失礼かな？とか思って丁寧語で書き連ねちゃう

女性が電話出ること多いから会話の中にこういう案件があってーって世間話程度で話すと聞いてくれるのにいざ真面目に引き継ぎしようとすると聞いてくれないんだよね
男性陣はメモ渡したら1発で分かるというか理解してくれるから男女の認識の差もあるのかな？とか考えたこともある

>>728
自分は学生なので参考になるかはわかりませんが…

わたしがバイト先(塾講)や研究室で後輩に一部仕事を手伝ってもらう時にはチャートを作っています
昔々に流行った心理テストのような形式です
Yes/Noで進んでいくアレです
理系だからかもしれませんが割と便利です

「電話がきた+急ぎの用件である」→(Yes/No)→
といったかんじです

>>729
チャート式か
その手法は全然考えてなかった
長くなるならそれもありかな
それって例えば
この方から問い合わせがあった
値段についての問い合わせ→
商品のセット内容についての問い合わせ→
みたいな感じでいいのかな？

>>728
うーん、自分だったら社内ならもうちょっとフランクに書くなぁ

1、△月×日□時、山田様の◯◯の件について
山田 様 へ私からお電話いたしましたが、連絡が付きませんでした

私が不在の際、もし山田様からお電話が来たら下記のように対応して頂けないでしょうか。
引き継ぎ宜しくお願いします。

「山田様が希望されていた◯◯をする事が難しい状態です。
お客様の差し支えがなければ××の提案をお願いします。
××は山田様のご都合により厳しいかもしれません。
その場合、△△と□□の提案を宜しくお願いします。」



1番だけだけどどうかな？

>>734
丁寧な例文までありがとう
同僚とはいえ頼む立場だからきっちりした方がいいかなとか思ったけどむしろ分かりづらかったかな

なんかね、みんなはどうしてそうなったのかっていう理由が欲しいんだと
それは長くなるから口頭でも説明してメモを残してるんだけどそれがダメだって言われる

俺は734さんが書いてくれた例文で理解出来るんだけど…